Viele Jahre lang habe ich meine täglichen Todos mit Omnifocus und dem Prinzip Getting Things Done organisiert. Zuletzt hatte ich aber das Gefühl, dass die Software sich nicht richtig weiter entwickelt und die Oberfläche langsam Staub ansetzt. Deshalb bin ich auf ToDoIst umgestiegen, über das ich bislang viel Positives gehört habe. Ein erster Erfahrungsbericht.
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Im Browser sowie unter Windows und Mac präsentiert ToDoIst diese Oberfläche. (Screenshot: DoIst)
Die Grundidee ist schnell erklärt: ToDoIst läuft auf so ziemlich jeder Plattform (Windows, Mac, iOS, Android, im Browser …) und synchronisiert alle Daten über die Cloud. Die „Heute“-Ansicht zeigt die Todos des Tages an. Der Clou liegt aus meiner Sicht darin, dass man Aufgaben in natürlicher Sprache erfassen, direkt Projekten und Tagen zuordnen sowie mit Etiketten und Priorität einsortieren kann. Ein Beispiel: „Heute Patricia Müller anrufen #Projekt @Etikette !!2“. Das Heute wird als Fälligkeitstag erkennt (und aus der Aufgabenbeschreibung herausgefiltert), mit dem @-Zeichen kann man Etiketten hinzufügen und dem Projektnamen setzt man eine Raute vor. Die Zahl hinter den Ausrufezeichen gibt die Priorität an. Auf die Weise kann man Aufgaben schnell erfassen. Wem das zum Beispiel auf dem Smartphone zu aufwändig ist, kann auch einfach die Aufgabe selbst eintippen, dann landet das Todo zunächst im Eingang und kann später – zum Beispiel am Computer – einem Projekt hinzugefügt und priorisiert werden.
Auf Anhieb hat mir die sehr aufgeräumte Oberfläche gefallen: Die Designer scheinen sehr genau zu überlegen, wie man das Tool trotz der vielen Funktionen aufgeräumt und „luftig“ halten kann. Das war eine der Nachteile vom Omnifocus: Die App sah aus wie ein Schweizer Messer mit zig Optionen und Häkchen.
Wie sieht die tägliche Arbeit mit ToDoIst aus
Jeden Morgen schaue ich mir in die Aufgaben, die ich dem Tag zugeordnet habe. Von Lars Bobach habe ich die Idee übernommen, dass es jeden Tag nur eine Prio-1-Aufgabe gibt. Dazu wenige Prio2-Aufgaben und der Rest ist Prio 3 oder Prio 0. Ist absehbar, dass der Kalender wenig Luft bietet, verschiebe ich Aufgaben auf ruhigere Tage. Auch so ein Clou: Wenn man eine Aufgabe verschieben möchte, bietet ToDoIst unter einem Button gleich einen Tag an, an dem aktuell noch wenig Aufgaben gebucht sind.
Etiketten nutze ich nur wenige: Für einige Kollegen habe ich diese angelegt, damit ich in meiner Todo-Liste gleich sehen kann, welche Punkte ich mit einem bestimmten Kollegen abstimmen muss. Und ich habe das Etikett „warten auf“ angelegt, um Aufgaben zu kennzeichnen, bei denen ich auf eine Rückmeldung warte. Praktisch, wenn man Kollegen E-Mails schickt, die erfahrungsgemäß etwas länger brauchen für eine Antwort.
Bevor ich den Arbeitstag beende, schaue ich noch mal auf meine Todo-Liste. Die Prio1-Aufgabe und möglichst alle Prio2-Aufgaben müssen erledigt sein, den anderen Aufgaben kann ich auf den Folgetag schieben.
Karma-Punkte als Motivation
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Ein gutes Gefühl: Der Arbeitstag ist erfolgreich abgeschlossen. (Screenshot: DoIst)
Blöd, aber effektiv: ToDoIst vergibt für erledigte Aufgaben – und einige andere Aktionen – so genannte Karma-Punkte , die stets oben rechts angezeigt werden. Klingt albern, aber der Mensch sammelt ja gerne Punkte und möchte damit das nächste Level (auch daran haben die Entwickler gedacht) erreichen. Also hake ich fleißig Aufgaben ab und freue mich über den steigenden Karma-Punktezähler.
Die Nachteile: ToDoIst kostet 32 Euro pro Jahr
Geld verdient die Firma DoIst mit einem Freemium-Modell: Die Basis-Funktionen sind kostenfrei, aber die Premium-Version kostet 32 Euro im Jahr, also 2,66 Euro im Monat. Nicht so teuer für ein Werkzeug, das einen jeden Tag bei der Arbeit unterstützt und fast permanent auf dem zweiten Bildschirm steht – aber klar, die Hürde muss man nehmen. Letztlich ist ToDoIst halb so teuer wie die Schreib-App Ulysses, mit der ich diesen Text schreibe.
Benutzen Sie ToDoIst? Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Tool? Und wenn Sie bisher ToDoIst nicht benutzen: Wie organisieren Sie ihre Arbeit?
